A gestão do tempo fornece técnicas para lidar de forma eficiente com as tarefas que temos de executar. Ela também nos ajuda a aproveitar melhor nosso tempo livre – fim de semana, férias ou uma viagem.

Conheça 20 técnicas infalíveis de gestão do tempo que você pode usar todos os dias. Algumas delas, com certeza, ajudarão você a manter o equilíbrio entre a vida e o trabalho: 

1. Estabeleça metas de longo prazo – tenha uma ideia do que quer para os próximos 10 anos

Imagine a seguinte situação: você está parado no ponto de ônibus. O ônibus que você pega depende de onde e qual rota você deseja seguir, certo?

Podemos dizer que o mesmo acontece em outras esferas da vida. É difícil definir o que devemos fazer hoje ou amanhã, sem ter uma visão do que gostaríamos de alcançar e “para onde ir” em 5, 10 ou 20 anos.

“Sua capacidade de escolher entre o que é importante e o que não é importante é o fator determinante do seu sucesso na vida e no trabalho.” (Brian Tracy)

 

2. Divida um grande trabalho em pedaços menores

Escrever uma dissertação de mestrado, reformar um apartamento ou abrir um negócio não são assuntos que se resolvam em uma tarde. Para facilitar a criação de um plano de ação realista, cada um desses projetos deve ser dividido em tarefas menores.

Por exemplo, como parte da redação de uma dissertação de mestrado, iremos dividi-la em uma revisão de literatura e uma descrição da metodologia utilizada. Por sua vez, a revisão da literatura pode ser dividida ainda mais, como definir as palavras-chave que nos interessam, pesquisar, digamos, 50 artigos sobre o assunto que nos interessa e fazer uma revisão preliminar e leitura do textos mais importantes.

Dividindo uma grande meta em tarefas, ganhamos a possibilidade de uma avaliação mais precisa do tempo necessário para concluí-las. Também permite que você especifique exatamente o que deve fazer em um determinado dia. E, acima de tudo, define claramente por onde começar!

 

3. Apenas 20% do que você faz importa – a técnica de Pareto

A gestão do tempo não consiste apenas em fazer muito mais e com mais rapidez. É tudo uma questão de priorizar cuidadosamente e fazer o essencial. E, ao que parece, não temos que fazer muito, pois 20% do que fazemos é responsável por cerca de 80% dos resultados que alcançamos!

Basta pensar em iniciativas no trabalho, na faculdade ou em esforços para com os seus entes queridos que passaram despercebidos. Em vez de trabalhar muito e rapidamente, concentre-se no que mais beneficiará você e a empresa.

Priorizar é definir as tarefas 20% mais lucrativas.

 

4. Use a matriz de Eisenhower

Nem tudo o que é urgente é importante e nem tudo o que é importante é urgente. Sobre muitas coisas que parecem muito importantes agora (por exemplo, um telefone tocando ou e-mails esperando para serem lidos) amanhã podemos nem nos lembrar de nada. 

Outras coisas, como exercícios regulares, exames periódicos ou desenvolvimento profissional, podem ser adiados, pois eles não são urgentes. No entanto, são importantes e têm impacto no nosso futuro.

Em contraste com assuntos urgentes, não urgentes, importantes e sem importância, uma técnica de gerenciamento de tempo chamada matriz de Eisenhower ajuda e também ensina como lidar com cada tipo de tarefa.

“Uma das piores formas de usar o tempo é fazer muito bem algo que nem precisa ser feito.” (Brian Tracy)

 

5. Conclua primeiro a tarefa mais importante do dia

A vida é difícil de prever. Podemos já ter planejado o que faremos depois do almoço, quando de repente um e-mail, um pedido do patrão ou algum mal-estar atrapalhe completamente nossos planos.

É por isso que a tarefa mais importante deve ser tratada logo pela manhã.

 

6. Para trabalhar com eficácia por muito tempo, você precisa fazer pausas – a Técnica Pomodoro

É difícil trabalhar de forma eficiente e contínua por 3, 4 horas ou mais. Intervalos curtos melhoram a concentração e nos permitem olhar o problema de uma perspectiva diferente. Eles também melhoram a memória.

A técnica Pomodoro, que é a que eu utilizo diariamente, consiste em períodos alternados de 25 minutos de trabalho com pequenos intervalos de 5 minutos. Você também pode adaptar esse tempo. 

Eu, por exemplo, costumo alternar 50 minutos de trabalho com intervalos de 10 minutos; e a cada 3 períodos de 50, faço um intervalo de descanso maior, de 20 minutos. 

Essa técnica tem outra grande vantagem: ajuda você a lidar com distrações! Isso porque provavelmente cada um de nós consegue desligar o telefone, não enviar e-mails e focar no trabalho até ao intervalo que nos espera daqui a 25 ou 50 minutos.

Se quiser saber mais sobre a técnica pomodoro, escrevi sobre ela neste outro artigo.

7. Planeje seu dia

Fazer um planejamento do dia permite que você lide com os assuntos mais importantes para sua vida profissional e privada. Também permite agrupar tarefas e executá-las uma por uma.

O planejamento do dia também permite que você combine as tarefas com o seu nível de energia. Você pode começar por coisas que exigem concentração e criatividade logo após o café da manhã, enquanto questões práticas e administrativas podem ser feitas, por exemplo, após o almoço.

 

8. Ao planejar seu dia, comece colocando GRANDES tarefas em sua programação

Gerenciar seu tempo e planejar seu dia é um pouco como pendurar roupas molhadas no varal. Se você começar com meias e roupas íntimas, será difícil encontrar um lugar para roupas maiores mais tarde. O contrário funciona muito bem: as meias vão preencher perfeitamente as lacunas entre os suéteres.

Ao planejar seu dia, você deve fazer o mesmo. Comece dedicando grandes blocos de tempo para a implementação de projetos importantes. Você pode facilmente colocar tarefas pequenas e rápidas em lacunas da sua programação.

 

9. Planejando pausas e tempo livre

Se você trabalha em casa ou seu trabalho envolve trabalhar horas extras, planejar suas folgas se torna tão importante quanto planejar seu trabalho. Deixar para fazer isso apenas ao “fim do dia” ou quando você consegue sair do local de trabalho gera somente frustração e estresse desnecessário. 

Ao planejar atividades privadas que o obriguem a deixar o trabalho mais cedo em determinados dias, você recupera o controle da situação. Além disso, você desenvolve assertividade e não negligencia outras esferas da vida.

 

10. Combine tarefas em pacotes

Você corre para o shopping toda vez que se lembra de um produto que precisa comprar e, ao chegar em casa, recorda-se que também precisava ir à farmácia? A maioria de nós faz isso. Portanto, sempre que precisar sair, crie listas de compras e coisas a resolver. Dessa forma, cuidamos de alguns pequenos assuntos em uma visita ao shopping ou centro da cidade.

Da mesma forma, agrupar atividades semelhantes funciona bem: você pode examinar sua caixa de entrada de e-mail apenas 2 a 3 vezes por dia; agrupar chamadas telefônicas e reuniões uma a uma e assuntos a serem discutidos com uma pessoa específica.

 

11. Comece a usar o calendário eletrônico

O mero uso de um calendário auxilia bastante no gerenciamento do tempo. O calendário eletrônico (como o Google Calendar) ajuda ainda mais. Ele copia automaticamente eventos repetidos (por exemplo, aulas de inglês), permite que você armazene anexos e o acesso a todas as informações requer apenas acesso ao smartphone.

 

12. Incluir a Lei de Parkinson

A Lei de Parkinson diz que a tarefa levará todo o tempo que você gasta nela.

Se você planeja preparar uma apresentação até a hora do almoço, por exemplo, vai demorar tanto… senão mais!

Especialmente as pessoas propensas ao perfeccionismo devem se lembrar de não planejar muito tempo para a implementação de tarefas individuais.

13. Não espere até ter 2 horas de paz ininterruptas

Muitas tarefas podem ser concluídas parte por parte. Enquanto espera o ônibus, fica na fila ou espera o seu almoço ou jantar em um restaurante, você pode ler algumas páginas de um livro, aprender algumas palavras ou revisar suas anotações.

 

14. Verifique o que está acontecendo com o seu tempo 

Os softwares de Time Tracking são ferramentas que nos permitem descobrir “para onde foi nosso tempo” e em quais esferas de nossas vidas o usamos. E esse conhecimento é um excelente ponto de partida para fazer alterações em nossa programação diária.

 

15. Para tarefas que exigem concentração, desista de multitarefas

Fazer várias coisas ao mesmo tempo funciona bem, por exemplo para cozinhar ou limpar a casa. Por outro lado, uma tarefa que exige concentração (por exemplo, escrever uma tese) vai demorar muito mais se fizermos outra coisa ao mesmo tempo, como verificar o Facebook, responder a e-mails ou preparar o jantar.

E não se trata apenas do tempo dedicado a essas atividades adicionais, mas principalmente da falta de concentração.

 

16. Limite o número de distrações

O toque do telefone, as mensagens instantâneas, as notificações do e-mail e a conversa em andamento, tudo isso diminui nossa concentração e, como resultado, aumenta o tempo de conclusão de tarefas.

Ao nos livrarmos deles, desligando notificações, bloqueando (pelo menos periodicamente) o som do telefone e colocando fones de ouvido (com música favorecendo a concentração) podemos economizar muito tempo.

 

17. Pense no papel ou no computador

Escrever seus pensamentos, ideias e fazer anotações de aulas e reuniões pode economizar muito tempo. Eu recomendo o uso de ferramentas como Evernote ou OneNote para isso, o que permitirá a marcação e busca eficiente de todos os registros.

 

18. Cuide do descanso e do bom humor

O quanto você consegue fazer não depende apenas de quanto tempo você gasta na tarefa. Depende principalmente da qualidade do uso desse tempo. No entanto, isso cai drasticamente quando estamos cansados, com sono ou de mau humor. Às vezes, a melhor coisa que você pode fazer é ir para a cama antes ou tirar uma soneca energética de 15 minutos.

 

19. Siga a regra dos 2 minutos

A regra de 2 minutos tem como objetivo reduzir o número de tarefas em nossa lista de tarefas pendentes. Se soubermos que a tarefa levará menos de 2 minutos (por exemplo, enviar a um amigo um arquivo que ele pediu), faça-o imediatamente ao invés de salvá-lo como outro item da sua lista.

 

20. Conheça as especificidades do seu setor/local de trabalho

Cada setor tem sua própria especificidade e técnicas que permitem um desempenho mais eficaz de certas tarefas. No caso de trabalho de escritório, pode ser, por exemplo, a capacidade de lidar com o excesso de e-mails ou a organização de reuniões efetivas. 

Tente identificar as tarefas que absorvem mais tempo e, em seguida, procure maneiras de melhorá-las (também usando a Internet e livros). Provavelmente seu problema já tem solução.