Todos os dias, seja no trabalho, na faculdade ou em casa, temos muitas tarefas a cumprir. No entanto, muitas vezes ficamos procrastinando, não sabemos o que fazer, demoramos mais para planejar o que devemos fazer do que em uma ação específica.
Depois de um dia inteiro, descobrimos que deixamos pendente, no mínimo, um ponto de toda a longa lista de afazeres. Não é à toa que muitas pessoas desejam aumentar sua produtividade e que o termo “como ser mais produtivo” seja tão buscado no google.
Um coisa que aprendi nos últimos tempos foi que, ao invés de me concentrar apenas na velocidade de conclusão de certas tarefas e nos métodos para me ajudar a fazê-las, comecei a me perguntar se o que eu estava fazendo era o que deveria.
Um método que me ajudou muito a priorizar as tarefas certas foi o chamado método ABC. Neste artigo, falarei como você pode usá-lo na prática para se tornar uma pessoa mais produtiva.
Em que consiste o método ABC
Em vários outros posts, falei sobre a importância de planejar as tarefas do dia seguinte. No entanto, o planejamento diário é apenas uma peça do quebra-cabeça, pois a vida, entretanto, é imprevisível. Imprevistos e tarefas adicionais podem surgir, no último minuto e não temos muita influência na ocorrência da maioria dessas situações. No entanto, temos influência em como reagimos a elas.
A “eficácia da vida” e o viver de acordo com os nossos próprios valores exigem que sejamos flexíveis e nos concentremos no que é importante, e não necessariamente urgente. Isso é lembrado por muitas autoridades no campo da “gestão do tempo”, incluindo Brain Tracy ou Stephen R. Covey.
O método ABC proposto por eles é para ajudar a focar no que é mais importante no momento. Consiste em atribuir a cada tarefa uma classificação:
A – para tarefas que absolutamente precisamos fazer em um determinado dia;
B – para tarefas cujo desempenho afetará positivamente nossa carreira, relacionamentos, etc. Porém, sua não realização acarreta consequências muito menores do que no caso das tarefas do grupo A;
C – essas são tarefas “triviais”. Sua implementação não traz grandes benefícios, e se não o fizer, não terá consequências graves.
Método ABC – como usá-lo na prática?
O método ABC tem uma grande vantagem: é extremamente simples de explicar. Sua aplicação na prática é, entretanto, um pouco mais complicada. Aqui está minha sugestão sobre como usá-lo com sucesso nos estudos ou trabalho diário:
- Planeje o dia seguinte. Faça um dia antes ou logo pela manhã. Para fazer isso, na lista de tarefas (ou na lista de projetos), selecione as tarefas nas quais deseja se concentrar neste dia específico;
- Atribua uma prioridade a cada uma das tarefas da lista – A, B ou C;
- Das tarefas marcadas como A ou B, selecione aquelas que devem ser concluídas em um momento específico, por exemplo, antes da aula às 10:00 ou depois do almoço;
- Estime o tempo que levará para concluir cada uma dessas tarefas e, em seguida, insira-as em seu calendário. Ao usar o Outlook ou o Google Agenda, você também pode marcar com cores as tarefas com prioridade A para diferenciá-las das menos importantes;
- Blocos de tempo entre tarefas, com um tempo de execução pré-determinado, formam “intervalos”. Utilize esse tempo para a implementação das tarefas restantes da lista;
- Comece com as tarefas da categoria A. Só depois de concluir todas as tarefas “A”, vá para B e depois C. Se você tiver tempo suficiente para completar apenas as tarefas marcadas como A, ótimo! Você fez o que era mais essencial.
- Durante o dia, novas tarefas certamente poderão surgir – receberemos e-mails, atenderemos ligações, falaremos com o orientador ou colegas do curso ou do trabalho. A chave para a eficácia é priorizar essas tarefas continuamente e colocá-las no lugar certo em nossa lista.
- Como normalmente temos vários itens em cada uma das categorias A, B e C , devemos levar em consideração as circunstâncias (contexto) ao escolher a tarefa que iremos trabalhar agora. Se, por exemplo, faltam 15 minutos para uma aula ou reunião, não adianta começar uma grande tarefa. É melhor fazer algo com uma prioridade semelhante, para concluí-lo por completo.
Também vale a pena levar em conta suas preferências individuais – prefiro começar o dia com algo mais simples, “para aquecer”, ou encarar logo a tarefa mais difícil? Lembre-se também que nossos níveis de energia flutuam ao longo do dia. Tarefas difíceis devem ser planejadas para o período em que for mais fácil para nós concluí-las.
E você, como organiza as tarefas do seu dia? Tem conseguido focar no que é mais importante? Deixe-me saber nos comentários.
